Kommentar-Archiv
  

Keine Email für Umberto Eco

"Ich habe noch nicht einmal eine E-Mail-Adresse. Ich habe ein Alter erreicht, in dem meine hauptsächliche Bestimmung nicht im Empfangen von Nachrichten liegt," sagt Umberto Eco. Und gemäß einer Studie von Jackson/ Lichtenstein kosten Emails den britischen Arbeitgeber 5.000 bis 10.000 £ pro Mitarbeiter und Jahr. Was also tun?

• Definieren Sie die Verantwortlichkeiten konsequent: Jede Aufgabe hat genau einen Besitzer, jede Mail hat genau einen Adressaten. Begründbare Ausnahmen sind erlaubt und bestätigen die Regel.

• Reduzieren Sie "cc" auf das Notwendige

• Verzichten Sie auf "bcc" komplett

• Versehen Sie Ihre Emails schon im Betreff mit Ihrer Erwartungshaltung. Beispiele: "Zu Ihrer Information"/ "Bitte erledigen bis ...".

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Birkenau, 12.05.11, Richard Meier-Sydow

 

Sparen allein ist kontraproduktiv

 

 Wolfgang Kaden beschreibt in Spiegel Online unter dem irreführenden Titel „Teurer Turbokapitalismus“, wie Unternehmen mit falschen Sparmaßnahmen und mit zu ehrgeizigen Zeitplänen gewagte Kompromisse bei Qualität und Zeitzusagen eingehen, ihre Mitarbeiter überlasten, und so teures Vertrauen bei ihren Kunden verspielen. Mit Kapitalismus hat das freilich weniger zu tun als mit einer ungünstigen Vorgehensweise. Denn wer Personal reduziert oder mit gleicher Mannschaftsstärke stark oder schnell wachsendes Geschäft bewältigen möchte, der muss Strukturen und Abläufe anpassen. Sparen allein ist kontraproduktiv - und Strukturen und Abläufe lassen sich viel leichter organisieren, als überlicherweise erwartet. Lesenswert: „Teurer Turbokapitalismus“

Birkenau, 22.02.11, Richard Meier-Sydow

 

"So wird's gemacht"

Die Südwest Presse überschreibt einen Artikel "Erfolgreich mit Kaizen-Kultur". Darin wird ein Betrieb geschildert: Mit Fehlerkultur, Prozessorientierung, Bodenständigkeit, Sparsamkeit und Kaizen (KVP). Dem ist nichts hinzufügen. So wird's gemacht.

Birkenau, 14.09.10, Richard Meier-Sydow

 

Projekte beginnen mit einem Kaltstart

„Sich zu sehr auf Emails zu verlassen ist schlecht für das Geschäft“, befindet eine Studie der University of Illinois. Emails abzufeuern und Videokonferenzen aneinanderzureihen erledige Arbeit schnell, aber nicht notwendigerweise gut. „Technologie hat uns viel effizienter gemacht, aber viel weniger effektiv“, so Prof. Gregory Northcraft. Er resümiert: Die an gemeinsamer Arbeit Beteiligten müssen sich auch sehen und direkt miteinander sprechen. Sonst könne keine persönliche Beziehung aufgebaut werden, die Vertrauen begründe. Und das sei in arbeitsteiligen Prozessen entscheidend: „And quality of relationships matters.“

Aus demselben Grund kann ein Projekt nicht aus dem Stand heraus – ad hoc - erfolgreich sein: Zuerst müssen die Projektteilnehmer sich kennenlernen, Vertrauen aufbauen, Teamgeist entwickeln – also die tragfähige Arbeitsgrundlage bilden. Danach erst entwickelt das Projekt seine ihm typische einzigartige Kreativität und Umsetzungsstärke.

Projekte beginnen mit einem Kaltstart. Sie benötigen eine Aufwärmphase vor der Hochleistung.

Birkenau, 26.08.10, Richard Meier-Sydow

 

Das vorhandene Potential nutzen

Der Wirtschaftminister und die Bildungsministerin Deutschlands fordern eine Lockerung der nationalen Einwanderungsregeln, um damit dem beklagten Fachkräftemangel zu begegnen (FAZ, 02.08.10).

Der Vorstandsvorsitzende der Bundesagentur für Arbeit (BA) entgegnet angesichts der Arbeitslosenzahl: „Das vorhandene Potential im Land sollte erst einmal genutzt werden“ (s.o.).

Ein weiterer, für manche Unternehmen überlebenswichtiger Aspekt wird in diesem Zusammenhang jedoch erneut übersehen: Die Möglichkeit, die bereits in den Unternehmen arbeitenden Fachkräfte durch die systematische Reduzierung der Produktivitätsfresser zu entlasten. Bis zu einem Drittel der Arbeitszeit geht zum Beispiel für solche administrative Abläufe verloren, die noch nicht optimiert wurden  – für Bürokratie und für Blindleistung. Das ist Mitarbeiter-Überlastung für den Papierkorb und kann systematisch und einfach verbessert werden. In Folge steigt die Wertschöpfung pro Mitarbeiter. In diesem Sinne ist dem BA-Vorsitzenden schon in verkürzter Form zuzustimmen: "Das vorhandene Potential sollte erst einmal genutzt werden."

Birkenau, 06.08.10, Richard Meier-Sydow

 

"Das haben wir noch nie so gemacht, das geht nicht."

"Das haben wir noch nie so gemacht."
"Das geht nicht."
"Da könnte ja jeder kommen."

Hören Sie diese Phrasen von Mitarbeitern, Kollegen, Führungskräften? Diese Phrasen sind Diskussions-Totschläger, die Veränderungsversuche im Keime ersticken sollen - meist mit durchschlagendem Erfolg. Dahinter stecken üblicherweise nicht, wie gerne unterstellt, Bequemlichkeit oder gar Begrenztheit, sondern vielmehr Angst: Angst vor Unsicherheit oder Überlastung.

Hier helfen nur Fehlertoleranz und vertrauensbildende Maßnahmen. Operative Unterstützung ist angesagt. Nicht Reden und Appelle, sondern Taten.

Nach mehrmaliger Übung und mit etwas Geduld werden so die 3 obigen Phrasen allmählich ersetzt durch einen neuen Leitspruch. Zum Beispiel durch: "Lasst es uns einmal versuchen!"

Birkenau, 22.07.10, Richard Meier-Sydow

 

"Toll, ein anderer macht’s"

Diese spontane Antwort hören Sie oft, wenn Sie das Wort „Team“ aussprechen. Überall präsent ist die Erfahrung, dass unter dem Deckmäntelchen des Teamgeistes Arbeit ungerecht verteilt wird. Schlechte Nachrichten werden den anderen Teammitgliedern angehängt, während gute Nachrichten an das eigene Revers geheftet werden. So entsteht mehr Reibung als Vortrieb. Kurzum: Zeit, Geld und Nerven werden verschwendet. Die vermeintliche Schlussfolgerung aus leidvoller Erfahrung: "Teamarbeit funktioniert nicht."

Wer aber wirkliche gelebte Teamarbeit nur einmal erlebt hat, der lässt von diesem einzigartigen Erfolgsinstrument nicht mehr: Die Arbeitsverteilung ist sachgerecht, Erfolge und Misserfolge werden gemeinsam verantwortet, der anfänglichen Reibungsphase folgt die dynamische, ertragreiche Leistungsphase - und das Ergebnis ist verblüffend besser, als ein Einzelner es jemals hätte erzielen können.

Wer von schlechter Erfahrung beirrt Teamarbeit auf das Abstellgleis schiebt, der wird seine Organisation nicht auf ICE-Geschwindigkeit bringen. "Misserfolg ist einfach die Gelegenheit, wieder zu beginnen, dieses Mal intelligenter", sagt Henry Ford.

Birkenau, 02.07.10, Richard Meier-Sydow

Kann der Weißkragen, was der Blaukragen schon lange kann?

Immer wieder wird vermutet, dass die Steigerung der Produktivität und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ein Thema nur für die Produktion seien: „In Büro und Verwaltung geht das nicht, weil der Arbeitsgang dort zu komplex und zu anspruchsvoll ist“, so die häufig gehörte Aussage.

Wenn das so ist, dann frage ich: Warum wird im Büro so mancher Vorgang drei- bis fünfmal in die Hand genommen, während ein anderer Vorgang wartet und gar nicht angefasst wird? Warum beschweren sich so viele Unternehmer und Mitarbeiter über einen Wasserkopf, der bürokratisch sei, und über eine zu lange Reaktionszeit zum Kunden hin? Was für ein Exzellenzpreis ist das, mit dem VW für die Steigerung der Büroeffizienz ausgezeichnet wird?

Die Erfahrung zeigt also, dass sich die Steigerung von Effizienz und Produktivität im Büro genauso gut erreichen lässt wie in der Produktion. Der Weg ist ein etwas anderer, aber das Ergebnis ist genauso gut.

Birkenau, 18.06.10, Richard Meier-Sydow

 

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